Organisaties en bedrijven werken steeds vaker vanuit huis. Dit werkt in veel gevallen prima, al kleven er ook enkele nadelen aan. Zo kan thuiswerken de samenwerking beïnvloeden, zeker wanneer er bijvoorbeeld met meerdere mensen in  meerdere documenten gewerkt wordt. Om dit risico te verkleinen is het goed om het versiebeheer binnen de organisatie te verbeteren. Dit is het bijhouden van verschillende fases van een document. Hierin worden wijzigingen geregistreerd en werkt iedereen binnen de organisatie op een overzichtelijke manier in hetzelfde document. Als onderdeel van een Document Management Systeem (kortweg DMS) zorg je dat het versiebeheer in elk bedrijf op orde is. 

Hoe werkt versiebeheer in een DMS? 

Met versiebeheer werk je met een digitaal systeem waarbij documenten op één centrale plek beschikbaar zijn. Samen met collega’s werk je tegelijkertijd in hetzelfde document, zonder dat aanvullingen of wijzigingen verloren gaan. Deze worden namelijk automatisch geregistreerd en zijn dus te allen tijde eenvoudig terug te vinden. Met behulp van goed versiebeheer weet iedereen welk document het meest actueel is. 

Voordelen van goed versiebeheer

Er zijn enkele concrete voordelen te noemen van goed versiebeheer binnen je bedrijf: 

  • Goed versiebeheer zorgt voor tijdwinst, aangezien de juiste informatie sneller vindbaar is.

  • Met versiebeheer schep je orde in de chaos; je hoeft nooit meer in oude of verkeerde versies te werken.

  • Versiebeheer maakt het inzichtelijk wie welke wijzigingen heeft aangebracht.

  • Er is minder opslagruimte nodig met goed versiebeheer.

  • Goede informatie is makkelijker deelbaar.

Welke documenten zijn het meest geschikt voor versiebeheer?

Versiebeheer wordt toegepast op alle documenten. Zo werk je niet alleen in bijvoorbeeld een bedrijfspresentatie met versiebeheer, maar zijn ook contracten, handboeken, rapporten, offertes, brochures of draaiboeken gebaat bij goed versiebeheer. 

Versiebeheer als onderdeel van document management

In elke organisatie groeit de hoeveelheid informatie. Dit maakt goed versiebeheer noodzakelijk, maar hetzelfde geldt eigenlijk voor het complete document management. Zo wil je documenten altijd snel terug vinden, ook wanneer ze al langere tijd niet meer gebruikt zijn. Daarom is het voor je bedrijf goed om gebruik te maken van een compleet Document Management Systeem, waar versiebeheer dan weer een belangrijk onderdeel van is. Met een DMS krijg je volledig grip op alle informatiestromen. Zo zorgt het onder meer voor:

  • het tonen van de laatste versie

  • snelle vindbaarheid van juist informatie

  • het voorkomen van duplicated data, omdat er altijd vanuit een centrale bron wordt gewerkt. 

Goed versiebeheer is onmisbaar, net als het goede management van alle documenten binnen een bedrijf. Het is daarom raadzaam om te investeren in een goed Document Management Systeem, waarbij versiebeheer ook goed geregeld is.